قانون مالیاتهای مستقیم ایران تمامی شرکت ها و اشخاص حقوقی را مکلف نموده است تا پس از تاسیس شرکت با مراجعه به ادارات امور مالیاتی منتسب به آخرین اقامتگاه قانونی شرکت ، نسبت به انجام تشریفات قانونی مربوط به تشکیل پرونده مالیاتی اقدام نمایند و همزمان با انجام این فرآیند اقدامات لازم در خصوص پرداخت مالیات دو در هزار سرمایه شرکت ( حق تمبر سرمایه ) بعمل آورند.



طبق دستورالعمل 109361 سازمان امور مالیاتی کشور ، تمامی شرکت ها حداکثر تا 2 ماه پس از تاسیس شرکت مکلف به تشکیل پرونده مالیاتی و همچنین پرداخت مالیات سرمایه ( حق تمبر سرمایه ) می باشند.
تشکیل پرونده مالیاتی در واقع ایجاد هویت مالیاتی برای اشخاص حقوقی نزد سازمان امور مالیاتی میباشد .تشکیل پرونده مالیاتی بنا به دلایل زیر برای اشخاص حقوقی الزامی است :

1) شرکتی که فاقد پرونده مالیاتی باشد عملا نمی تواند کد اقتصادی دریافت نماید.بدون کد اقتصادی نمی توان با شرکت ها قرارداد منعقد نمود و وارد موضوع رسمی فعالیت اقتصادی شد.
2 ) تشکیل پرونده مالیاتی برای تشخیص میزان مالیات پرداختی الزامی است.شرکتی که فاقد پرونده مالیاتی باشددر پایان دوره مالی ( دوره عملکرد ، که بر اساس مفاد اساسنامه شرکت شروع و خاتمه آن تعیین و ثبت رسمی شده است ) ، امکان تنظیم و ارسال اظهارنامه مالیاتی فعالیت شرکت ( اظهارنامه مالیات بر عملکرد موضوع ماده 110 ق م م ) را به سازمان امور مالیاتی کشور نخواهد داشت .
3 ) به استناد قوانین و دستورالعملهای اجرایی سازمان امور مالیاتی کشور ،در صورت عدم تشکیل پرونده مالیاتی،شرکت مرتکب جرم مالیاتی شده است. جرم مالیاتی عموما از جنبه فرار مالیاتی در این مورد مستدل میباشد لذا موسسین شرکت ها باید توجه داشته باشند، تشکیل پرونده مالیاتی حتی در صورت عدم فعالیت شرکت الزامی و اجباری است و قانون گذار آنرا برای شرکتها بصورت یک تکلیف قانونی اساسی و با اهمیت وضع نموده است . همچنین توجه داشته باشید که برای اعلام موضوع عدم فعالیت و نهایتا عدم پرداخت مالیات به تشکیل پرونده مالیاتی نیاز می باشد.
جهت تعیین اداره امور مالیاتی ، حوزه مالیاتی ، گروه مالیاتی و کلاسه پرونده مالیاتی تشکیل پرونده مالیاتی ، باید با در اختیار داشتن تمامی مدارک مورد نیاز و بصوت کامل به نزدیک ترین اداره امور مالیاتی مربوط به شرکت ها که با آدرس آخرین اقامتگاه قانونی شرکت شما که در روزنامه رسمی انتشار یافته است مراجعه کنید.
در ذیل به مدارک مورد نیاز برای موضوع تشکیل پرونده مالیاتی اشاره خواهیم نمود .شایان ذکر است، انجام تشریفات قانونی مربوط به تشکیل پرونده مالیاتی عملا با حضور یکی از اعضای هیئت مدیره که بر اساس اساسنامه شرکت دارای حق امضاء باشد و یا نماینده قانونی آن که دارای وکالتنامه رسمی معتبر باشد به همراه مهر شرکت میسر خواهد بود.
مدارک مورد نیاز جهت تشکیل پرونده مالیاتی ( اصل و کپی ) :
1 ) کلیه مدارک حقوقی و ثبتی شرکت شامل اساسنامه شرکت ، اظهارنامه ثبت شرکت ، شرکتنامه ، تقاضانامه ثبت شرکت ، روزنامه رسمی شرکت و مهر شرکت
2 ) در صورت وجود تغییرات ، آگهی آخرین تغییرات حقوقی و ثبتی در روزنامه رسمی
3 ) مدارک شناسایی اعضای سهامدار و هیئت مدیره شرکت شامل شناسنامه و کارت ملی
4 ) تکمیل دفترچه مشخصات شناسایی شرکت که واحد خدمات امور مالیاتی در اختیار شما میگذارد
5 ) گواهی امضای صاحبان امضای مجاز اشخاص حقوقی در دفتر خانه اسناد رسمی . توجه داشته باشید به مسئول دفترخانه اسناد رسمی تاکید بفرمایید گواهی امضاء برای تشکیل پرونده مالیاتی در سازمان امور مالیاتی کشور نیاز دارید تا ایشان دچار اشتباه نشوند.
6 ) فیش واریزی دو در هزار سرمایه اسمی و ثبت شده شرکت . لازم به ذکر است که این فیش توسط واحد امور خدمات مالیاتی بر اساس اسناد حقوقی و ثبتی شرکت که در اختیار ایشان گذاشته اید تنظیم شده و چنانچه دارای کارت بانکی باشید همزمان در همانجا از طریق دستگاه پوز آنرا پرداخت خواهید نمود.در نگهداری از این سند مهم همیشه کوشا باشید و به این نکته توجه کنید که همیشه ممکنست نیاز به دسترسی داشتن به این سند قانونی را داشته باشید.
7 ) تصویر فیش آب یا برق یا تلفن و یا گاز محل اقامتگاه قانونی شرکت
8 ) ارائه وکالت نامه رسمی با تعیین دقیق حدود اختیارات تفویض شده از سوی موکل به وکیل ، چنانچه مدیر عامل یا یکی از صاحبان حق امضای مجاز بنا به هر دلیلی حضور فیزیکی نداشته باشند.
9 ) اجاره نامه کد رهگیری دار و دارای هولوگرام مطابق با فرم اجاره نامه که از سوی اتحادیه املاک تعیین و مصوب شده است و یا سند اجاره نامه رسمی که از سوی دفترخانه اسناد رسمی تنظیم شده باشد و یا سند مالکیت ملکی که اقامتگاه قانونی شرکت در آنجا واقع شده است.نکته فوق العاده مهم این است که صرفنظر از هر کدام از موارد سه گانه یعنی اجاره نامه کدرهگیری دار املاک ، اجاره نامه رسمی و سند ملکی ، حتما باید نام شرکت در آن سند بصراحت درج شده باشد.منتهی در برخی موراد مشاهده شده است که مستاجر یکی از اعضای سهامدار یا هیئت مدیره درج گردیده که برای عدم ایجاد مشکل در روند تشکیل پرونده مالیاتی حتما باید در متن الحاقیه قید شده باشد که مورد اجاره جهت استفاده ( نام شرکت بصورت کامل و به همراه نوع شخصیت حقوقی آن با انضمام شماره ثبت و شناسه ملی ) قید گردیده باشد.
نکته مهم دیگری که باید به آن توجه داشته باشید این است که اگر مکان محل اقامتگاه قانونی شرکت به صورت صوری و یا غیر واقعی اعلام شده باشد نمی توان تشکیل پرونده مالیاتی داد. در ادامه این روند حتی ممکنست در بعضی از حوزه های مالیاتی جهت بررسی و اثبات واقعی بودن آدرس اعلامی که در روزنامه رسمی شرکت موجود است به بازدید از آن از طریق مراجعه حضوری و اتفاقی ( بدون هماهنگی با مودی ) اقدام نمایند.
نکته مهم آخر اینکه حتی اگر محل اقامتگاه قانونی منزل مودی ثبت شده باشد ( هیچگونه منع قانونی و مغایرت با قانون تجارت ندارد ) باید حتما اجاره نامه بین مالک ( مودی ) با شرکت تنظیم گردد.
10 ) تاییدیه گواهی کد پستی از نزدیکترین اداره پست محل به اقامتگاه قانونی شرکت.توجه داشته باشید درستی کد پستی موضوع خیلی مهمی است که اگر رعایت نشود بعدا در موضوع فرآیند ثبت نام های الکترونیکی مالیاتی با مشکل جدی روبرو خواهید شد.
لازم به ذکر است که مدت زمانی مورد نیاز برای انجام فرآیند تشکیل پرونده مالیاتی در حوزه های مختلف مالیاتی بنا به حجم کاری و دستور کار تعیین شده از سوی روسای امور مالیاتی متفاوت می باشد. ولی در بهترین شرایط 3 روز کاری و بدترین شرایط 2 هفته کاری پروسه زمانی را طی خواهد نمود.
همزمان با انجام تشریفات قانونی تشکیل پرونده مالیاتی ، مامور واحد امور خدمات مالیاتی فرم چاپ شده ای بشما خواهد داد که در آن فرم اطلاعات کامل حقوقی ، آدرس اقامتگاه قانونی ، گروه مالیاتی ، کلاسه پرونده مالیاتی و همچنین کد اقتصادی شما تعیین شده است.ضروری است قبل از ترک باجه واحد امور خدمات مالیاتی نسبت به مطالعه با دقت این فرم و احیانا عدم وجود مغایرت با اطلاعات هویتی شرکت آنجا را ترک فرمایید. در صورت وجود هرگونه مغایرت در فرم چاپ شده ای که امور خدمات مالیاتی در اختیار شما گذاشته است ، موارد خطا یا مغایرت را برای اصلاح نمودن به وی ارائه دهید.
در نگهداری این فرم چاپ شده کمال دقت را بعمل آورید و اطلاع داشته باشید که این سند مهم جنبه 100% محرمانه داشته و تحت هیچ شرایطی نباید در اختیار افرادی قرار بگیرد که نامربوط به شرکت هستند.
همیشه بیاد داشته باشید شناسه ملی ، شماره ثبت شرکت و کد اقتصادی شرکت عملا محرمانه بوده و بدون دلیل نباید در اختیار هیچ شخصی قرار داده شود.امکان سوءاستفاده از این موراد خیلی زیاد بوده و عملا شما ناآگاه از همه جا بصورت کاملا اتفاقی با مشکلات جدی و پیامدهای منفی ناگوار دچار خواهید شد.
مودیان محترم جهت دسترسی به منبع قانونی تشکیل پرونده مالیاتی می توانند به سامانه سازمان امور مالیاتی کشور جهت مطالعه دستورالعمل شماره 109361 مراجعه کنند.
موسسه خدمات حسابداری افشار محاسب البرز ارائه کننده خدمات تخصصی حسابداری

موسسه حسابداری افشار محاسب البرز ارائه کننده بهترین خدمات حسابداری در کرج ، امور مالیاتی در کرج ، حسابرسی در کرج و خدمات آموزش حسابداری در کرج دارای اعتبار حرفه ای بالا در میان تمامی موسسات حسابداری کرج ، موسسات حسابرسی کرج و شرکتهای حسابداری کرج